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忘年会の幹事様は必見!予約する前に読んでみて!!!

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もうそろそろ11月、忘年会を考えている幹事様は忙しくなってくる
時期ですね(^_^;)

初めて幹事を任せられて困っている方、

何回か幹事はやっているが上手くいかなかった方、

毎回幹事をやっているけど興味をもって下さった方、

是非この記事を読んでみてください!!

今回の記事内でリンクにも貼って置きますが昨年書いた記事がかなり評判よかったので
もっと皆さんに知って頂きたいと思い記事を追加しました。

飲食店に25年以上携わってきたわたしがかなり踏み込んで内部事情を暴露した内容なので
絶対参考になりますよ^^

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忘年会の予約はいつからがベスト!?

少人数での忘年会はまだまだこれから予約する方も多いでしょうが、
大人数で忘年会を予定している方はもう予約したもいるでしょう。

もし30名様以上で忘年会を予定していて、まだ予約をしていない方はできれば10月中には
予約を入れておいた方がいいですよ。

特に12月の金・土、そして25日~30日に予定している方はなるべく早くがいいです。

もしかしたら、日にちによってはもう埋まってる日もあるかも……

というのも早い方は半年前に予約する幹事様もいますので。

もっとすごい方は1年前に予約いれるかたもいます!

すなわち昨年の忘年会が終わったあと、お会計の際にそのまま翌年の忘年会の予約を入れる
ということです。

こういった予約の幹事様は大体が50名様以上の団体とか、どうしてもその日ではなくてはいけないと
特別な理由がある方が多かったのですが……
(特に私がいたお店が”超人気店”という訳ではないですよ^^)

そのため予約を入れる時は第3希望まで考えておいたほうが無難です。

第1希望日しか考えていないと、その日がダメだった時次の希望日を考えるのに1日を要するとすると
その間に次の希望日も予約が入ってしまうという、
そんなタイミングが悪いことが続くこともありえます。

大体忘年会の予約を入れたい人気の日にちは決まっていますし、予約をいれる時期も重なってくるのです。

実際、私は電話で予約を受け付ける立場の方でしたので、経験あるのですが
10分差で予約が入ってしまったりとか、
同じ日に30名様以上の予約の問い合わせが数件重なったりとか……

結構”ザラ”にあります!
(繰り返しますが人気店とかではなくて普通の和食屋です)

そんな間の悪いタイミングにならないためにも、
候補の日にちはもちろん、人数・時間などの基本的なことも必ず事前に把握しておきましょう。

そして妥協できる「範囲」もできれば確認しておいてください。

時間の変更はどこまで可能なのか、

部屋・席の場所は多少狭くても大丈夫なのか、

コースの予算はいくらまで大丈夫なのか
(高い予算の忘年会はお店側も多少融通をきかせて予約を入れてくれる時も……)

などなど、どうしてもそお店がいい時は妥協点を考えながら”交渉”することも可能です。

また、予約の際、予約日までの日にちがまだある場合お店によっては「仮」予約として
受け付けてくれる所もあります。

大体1日くらいだったら仮予約としてとっておいてくれるので、第2希望が決まってなかったら
そういった事が可能なのか聞いてみてはいかがでしょうか。

その他にも忘年会の予約についての詳しい記事があるのでこちらもどうぞ!
元店長が語る忘年会の予約幹事様必見マル秘情報!いつからと日にちのおすすめを紹介

忘年会の幹事の為のお店選び情報!予約電話はどの時間?下見は必要?

忘年会の幹事が注意する所は!お酒は飲んじゃダメ?進行はどんな感じ?

忘年会の予約を入れるときに確認しておくこと

①日にち
  上記でも説明しましたが、希望日は第3希望まで考えておいたほうがいいでしょう。

  当然、上司や関係者の都合はあらかじめ伺っておきましょう。

②時間
  時間に関してはお店側とよく確認しておいてください。
  
  お店によっては時間厳守をうたっており、開始時間が遅れても終了時間は
  変わらず予約通りになるところも多いです。

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  「お客様側」としては納得できないかもしれませんが、「お店側」としては
  そのあとに違う予約が入っていたりするので退席をお願いするようになります。

  余談ですが大人数での移動はお店によっては思ってる以上に時間が掛かるということを
  頭に入れておきましょう。

  例えば宴会場がエレベーターで行くような所だとすると30人を超える人数だと
  タイミングが悪いと10分位平気でかかります。

  余裕をもった予約時間がいいでしょう。

③人数
  人数に関して注意しなければいけないことが、早めの予約の際でも可能な限り
  正確な人数で予約しましょう。
  
  そして、予想できる最高人数で予約してください。

  お店としてはその予約の人数に対して、残っている席の予約を埋めていくので、
  急に人数が増えても席を確保できないことがあります。

  そうならないためにも最高人数で予約しておいた方がいいです。

  しかし、必ず人数変更はいつまで可能なのかは確認は必要です。

  場合によってはキャンセル料も発生することがあるので、
  人数の確定は早めに連絡しましょう。

④コース
  料理に関しては基本はコース料理になりますが飲み物がどういう扱いになるか
  確認しましょう。

  要は「飲み放題」にするか「単品注文」にするかです。

  今は飲み放題付きの料理コースが増えていますが、料理のみのコースがメインの
  お店も多々あります。

  幹事様としては圧倒的に飲み放題コースのほうが楽なのですが
  (会費の集金や支払いなどで)、
  実は人数が多ければ多いほど飲み放題で”元を取る”のは難しいのです。

  最も飲み放題の金額設定がいくらなのかにもよりますが、
  かなり皆で単価の高いものをのまないと以外と金額はいかないのです。

  また、飲み放題コースにするときは何が飲み放題対象で何が対象外なのか
  幹事様は確認しておきましょう。

  特に上司の年代が好みそうな日本酒に関しては飲み放題を制限している所もあります。

  そういった事も踏まえて、飲み放題コースにするのか単品にするのか決めましょう。

⑤電話
  確認という訳ではないのですが、注意点として
  電話で高圧的な対応はやめたほうがいいです!

  中には「俺はお客様だ!」と勘違いしたお客様や、
  名の知れた企業や名の知れた団体だからと
  無理難題を要求してくる幹事様がいます。

  それこそ「百害あって一利なし」です。

  詳しくはこちらをどうぞ。
  元店長が語る忘年会の予約幹事様必見マル秘情報!いつからと日にちのおすすめを紹介

  その他の電話での注意点としては
  予約の際はトラブル防止のためにも最低3回はお店側と電話のやり取りをしましょう。

  最初の予約時(1ヵ月位前)

  人数の途中経過(1週間位前)

  最終確認(1,2日前)

  本来は下見もかねて直接お店に行って予約したほうがいいのですが、それが無理の場合は
  面倒でもお店側と連絡を密にとって何回も確認しましょう。

  例えトラブルの原因がお店側だとしても、実情を知らない忘年会の参加者からは
  幹事に責任を押し付けてしまうこともありえます。

  また、連絡を頻繁に取り合うことによってお店側とのコミュニケーションもとれて
  今後につながることもあります。

  その為にも予約名はできることなら個人名ではなく、
  団体名(企業名)のほうがいいです。

  単純に個人名より団体名の方が覚えやすく記憶に残りやすいというだけではなく、
  忘年会後の個人的な会食や宴会でもその団体名で予約すれば幹事様個人がいなくても
  優遇してくれたりします。

  また、大人数での予約の時には個人名だと全員が予約名を把握していないと
  混乱につながります。

  参加者は団体名で予約入っているつもりで来店することがほとんどです。

  個人的な体感ですが、予約名の8割ぐらいが団体名です。

  例外として公的機関(学校・役所)などは地域の目もあるので個人名で予約いれる所があります。

忘年会の予約のまとめ

   
もはや幹事様にとって企業の忘年会の予約は大変な”仕事”のひとつです。

中には下見にも何回もきて、綿密なスケジュールをお店側と段取りして、
最初から最後まで滞りなくこなす方もいます。

……とここまでしなくても少なくてもお店側とは良好な関係でいた方がいいですよ^^

  

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