前回「忘年会の幹事の為のお店選び情報！予約電話はどの時間？下見は必要？」
で幹事様が注意すべき点を述べましたがとても全部書ききれませんでした(^_^;)
今回は、わたしの長い飲食店経験で見てきた「できる幹事様」
が気にしていた点を中心に紹介しましょう。
やっぱりそんな幹事様が予約してくれた忘年会では
わたし達お店側もちょっと気にして接客しますからね＾＾
幹事様にとってお得な情報なので参考にしてください。
忘年会の幹事様が注意する点は？
①お店選びは慎重に！
前回でも述べましたように忘年会のように一年のうちでも重要なイベントはでは、
冒険せず無難に過去に一度くらいは使ったことお店がオススメです。
ただ過去に使ったお店がよくなかったり、上司の意向でどうしても初めて行く
お店で忘年会を行わなければいけなくなった時には、慎重にお店をリサーチ
してください。
そして下見には２回はいきましょう。
予約時と忘年会の数日前あたりがベストです。
予約時の下見の際にお店の場所、行き方も合わせて確認してください。
忘年会の数日前には当日の人数もほぼ確定しているでしょうから
席の配置も確認しておきましょう。
また電話確認も必ず行ってください。特に人数・時間・コース内容の
最終確認を前日に行いましょう。
②場所は考慮しましょう
基本的には会社の最寄駅から近い所がいいのですが、
送迎があるのでしたら駅から離れていても大丈夫でしょう。
ただ、あんまりお酒を飲んでいる姿を地域の住民に知られたくないと
感じるような方々（要は公的仕事をなさっている方々）の忘年会は
２駅位はなれた所で行うこともあります。
③椅子席での忘年会もＯＫ
忘年会というと和風のお座敷の宴会場がイメージ強いかもしれませんが、
今では、椅子席での忘年会も大分増えました。
忘年会ですから基本２時間以上のコースになるのでそれだけの長い時間
ずっと座っているのは上司の世代には結構ツライのです。
椅子とテーブルですと洋風のホールでの宴会がほとんどで忘年会という
イメージっぽくないですが、意外と年輩の人のも好評なのですよ＾＾
忘年会と言うのは偉くなればなるほど行く回数が増えてくるものです。
多い人だと１２月だけで１０カ所以上の忘年会に出席する方もいます。
そんな方たちのことを思って椅子席での忘年会を用意してあげると
ご自身の評価も変わってくるかも……。
掘りごたつの席でもいいのですが、大人数のの予約だと対応できる
会場はなかなかありません。
また、近年お座敷なのですが座布団ではなく、座敷用の椅子とテーブルを
用意してある所もあるので、そこらへんも踏まえて会場選びはしましょう。
逆にお座敷の席で忘年会を予定されている人は、足の悪い方用の座卓が
あるのかどうか確認しておいたほうがいいですよ。
④支払い方法を確認！
忘年会の予算は通常の宴会より予算とっている所も多いのではないですか。
それで大人数の予約になると支払いは結構な金額になります。
そんな大金持ち歩いてて大丈夫ですか？心配ですよねぇ (^_^;)
会社のカードで支払いができればいいのですがカードのない会社もあります。
そんな時は一応聞いてみてください。
お店によっては銀行振り込みの支払いや小切手での支払い、後日の清算も特別に
取り扱っているところもあります。
もしかしたら初めて行くお店では厳しいかもしれませんが、何回か使っている
お店ではＯＫしてくれるかもしれません。
実は何十万もの支払いをカードで行われると、お店側は結構な手数料を
払わなくてはいけないのです。
そのため確実に信用できるお客様でしたら、お店側にとってもカード支払いよりも
振り込み支払いの方が手数料が安くてお得なのです。
余談ですが幹事さん、支払いは忘れずにしてくださいね＾＾
笑い話いではなくて、毎年一人は会計を忘れて先に帰ってしまい連絡を
受けて帰宅の途中で引き返してくる人がいます。
会社を代表して幹事になっているので気をつけた方がいいですよ。
⑤予約時の確認事項
・コース時間
コースは何時間なのか確認が必要です。
基本は２時間ですがお店によっては２時間３０分の所もあるので
知らずにいると最後の締めの挨拶を終えた後にデザートが出てきて
しまう事もありえますので注意してください。
あわせて飲み放題の時間も聞いておきましょう。
ラストオーダーがあるのかないのかも確認しておく必要があります。
・席の確認
宴会場の広さ、席の配置がどうなるのかは必ず聞いておきましょう。
それによって上座がつくれるのか、司会進行はどこでやったらいいのか
わかります。
・キャンセル、人数変更はいつまで可能なのか
忘年会に人数変更はつきものです。
それによってキャンセル料が掛からない最終期日は必ず確認してください。
⑥忘年会の予約は会社名で！
よく会社の忘年会の予約を幹事様の個人名でする方がいらっしゃいます。
正直、個人名はあんまりオススメできません。
大人数での忘年会の場合、参加者全員が幹事様の個人名で予約されている
ことが分かっていればまだいいのですが、分かっていないと混乱されます。
最悪、違う席に案内されたり、混乱して違うお店にいってしまう方もいます。
そのため、全員がわかる会社名で予約した方がいいです。
また、お店側も個人名よりも会社名の方が覚えやすく、来年以降利用する
時サービスしてくれることもあります。
ただ、会社名を名乗るからには会社の名に恥じないようにして
まわりに迷惑かけないようにしますしょう＾＾
忘年会の幹事はお酒を飲んでもいいの？
結論からいいますと、飲んではいけない……とは言いませんが
酔っ払らないしましょう。
わたしも今まで何人もの幹事様をみてきましたが、大体の幹事様が
お酒はなるべく控えているようでした。
お酌されたりするので丸っきり飲まない訳ではないのですが、
かなりまわりに気を使いながらあちこち動き回っていました。
コースの料理さえほとんど手をつけられない人も結構います。
正直、かなり大変そうです (^_^;)
ですので、飲みたい方は２次会からですね。
忘年会をスムーズに幹事が進行するためには？
1 幹事様は一番に会場いりして、お店の方たちに簡単な挨拶を
しておきましょう。いい印象を与えて置くだけで損はないですよ。
2 参加者がいらしたら座る席に案内しましょう。
幹事様が遅れてしまうと参加者はどこに座ったらいいかわからず
ずっと立ちっぱなしなんてこともあります。
3 従業員と乾杯の段取りの打ち合わせをしましょう。
基本、乾杯は瓶ビールとウーロン茶で始めましょう。
乾杯の段階で生ビールやカクテルなど時間が掛かるドリンクを
バラバラに受けていたらなかなか乾杯ができず、場が白けてしまいますよ。
またあいさつから乾杯までの段取りを従業員に説明しておき、
瓶ビールを出してもらうタイミング、テーブルに何本などをを
指示しておくと乾杯がスムーズにいきます。
4 全員揃ったら司会（幹事）のあいさつ
簡単な一言二言のあいさつで十分です。
5 上司（一番上の役職）のあいさつ
あたりまえですが、事前に打診してお願いしておきましょう。
6 乾杯のあいさつ（上から３番目の役職）
上司に乾杯のあいさつを求める前に
「乾杯のあいさつに入る前にお飲物を用意致しますので少々お待ちください」
など、司会の一言があればスムーズに乾杯用のドリンクが用意できます。
7 会社での忘年会であれば幹事様は積極的にお酌してまわりましょう。
8 時間と料理のでるタイミングはきにしておきましょう。
忘年会のピーク時だと時間内に料理が出しきれないことがあります。
そうゆうことがあり得る事を頭に入れながら場を進行させていきましょう。
9 すべての料理が出きっていることを確認したら
閉会のあいさつ（上から２番目の役職）を促してください。
10「本日はお忙しい中をお集りいただきましてまことにありがとうございました。
お忘れ物などありませんように…。」などと言って速やかに参加者に退出
を促し、お店に迷惑かけないようにしましょう。
11 全員帰ったら忘れ物がないか確認し、最後に再度お店に挨拶してから
幹事は帰るようにしましょう。
忘年会の幹事様のまとめ
こうみてみると、
幹事様、大変ですね(^_^;)
居酒屋の宴会で幹事様サービスなどの特典が
あるのもわかりますね。
今回紹介した情報はお店側の心情が多分に含まれています。
しかし、だからこそ活かせる情報なので是非参考にしてください＾＾
